Всеки ден се организират десетки хиляди срещи на работното място. Няма значение дали сме част от голяма или малка фирма. Няма организация, която да не използва този метод за комуникация. 
Интересен въпрос е, защо толкова много хора намират срещите организирани в техните компания за непродуктивни?
В същото време бизнесклимата става все по-конкурентен и никоя фирма не би искала съзнателно да губи времето на своите работници.
Както една известна фраза гласи:


Времето е пари


Тогава следващият логичен въпрос който трябва да си зададем е, защо този метод на комуникация води до толкова голяма загуба на време и в крайна сметка на пари за една организиция?

Преди да отговорим на този въпрос нека се вгледаме в анатомията на една среща.

Анатомията на среща. 

Срещите се организират поради една или няколко нужди.

  • Да запознаят екипа с нова информация.
  • За решаване на даден проблем.
  • За дискусия или брейнсторминг.
  • За убеждение в дадена идея.
  • За сплотяване на екипа.

От горепосочените възможности става ясно, че в анатомията на срещата, основа играе целта. За да си изясним тази цел трябва да си зададем следният въпрос: “защо срещата е нужна?”. 
Ако целта не е ясна, тогава и шансът тази среща да постигне ефектът който искаме е нисък. От друга страна, шансът хората които са покани на тази среща, да я определят като удовлетворяваща и нужна е още по-нисък.
Затова, липсата на ясно дефинирана нужда е и причина номер едно за неефективни и неудовлетворяващи срещи в организациите. Те нямат нужният фокус и нямат ясно дефинирана цел. Това ни кара всеки път когато сме поканение, без да знаем целта на тази среща, да я отбягваме. Все пак ако имаме много работа и някой ни загуби времето в неорганизирана среща, то ние след това пак ще си останем с многото работа.

Какво можем да направим за да намалим този проблем?

Не винаги имаме авторитета и правото да поискаме повече информация предварително и да разберем защо са ни поканени. Има хора които отиват в крайности и отказват да присъстват на среща без ясно дефинирана цел. Това обаче не винаги е приложимо за всички, особенно ако сега започваме кариерата си или сме на ново работно място.
Добър начин да подходим в този случай е да сме любопитни и да попитаме някой наш колега дали им е ясна целта на тази среща. Наскоро една моя колежка от Финландия с която сме близки използва този подхос. Бяха я поканили на среща на която и аз присъствах в календара. Тя ме попита, какво знам за срещата и за човека който я организира.
Друг подход е да попитаме организатора, дали би искал от нас да се подготвим за тази среща предварително? По този начин ще помогнем и на него и на нас да се ориентираме каква е целта на тази среща.
И трети вариан би бил да попитаме дали сме нужни на организатора през цялото време. Понякога определни членове на екипа са нужни за малка част от цялата среща и за тях няма смисъл да бъдат в нея до самият й край. По този начин ние подпомагаме организатора като все пак предоставяме своето време за целта на срещата, но и пестим фирменото и личното си време.
Срещите са “нужно зло” те се възприемат като скучни и като пълна загуба на време. Това трябва да се промени! Ако ние сме организатор, нашата първа цел е да решим каква е целта на организираната среща. Ако ние сме част от поканените хора и на нас не ни е ясна целта, можем да използваме някой от идеите в тази статия. Това ще ни помогне да сме по-подготвени и да дадем максимална стойност на срещата и на нашето отделено време.